مقدمة :
مشروع نظام الاتصالات الإدارية وأرشفة الوثائق صمم لخدمة الهيئات و المؤسسات العامة والخاصة لإتمام عمليات تداول المعاملات بين الإدارات و الموظفين بسرعة و فاعلية ، والعمل علي تنظيم المعاملات والمكاتبات لتيسير التعامل داخل المؤسسة من جانب والتخاطب مع المؤسسات ألآخري من جانب أخر
وينقسم البرنامج إلى عدة أقسام :
• المعاملات الواردة
• المعاملات الواردة لصادر
• المعاملات الصادرة
• المعاملات الصادرة لوارد
• التوجيه
• الأرشيف والمسح الإلكتروني للمعاملات
أولا : المعاملات الواردة
• يستخدم في تسجيل وتبويب المعاملات الواردة بصورة رسمية أو مكتبية من خارج المؤسسة ويتم التسجيل عن طريق موظفي الاستقبال بالاتصالات الإدارية حيث يقوم الموظف المختص بعملية استلام المعاملة الواردة وإدخالها على الحاسب ليحصل على رقم المعاملة أوتوماتيكيا من الحاسب، ويقوم بالمسح الضوئي للمعاملة ومرفقاتها وتخزينها وحفظها على الحاسب، مع كتابة أسم كل مرفق عند الحفظ
• ترسل البيانات التعريفية أوتوماتيكيا للمعاملة إلى صندوق مسئول التوجيه، مع إصدار إنذار تنبيه على حاسبه بوجود معاملات في صندوقه يراد التعامل معها
(ويستحسن أن يكون صندوق المسئول مفتوح دائما ليراها تلقائيا )
• يقوم المسئول بدراسة المعاملة توجيه كل معامله إلى صندوق المسئول الموجه إليه المعاملة، مع نفس الإنذار السابق ذكره
• يقوم المسئول الموجه إليه المعاملة بدراستها وإبداء الرأي أو طلب إيضاحات وخلافه ثم يقوم بتوجيهها إلى من يقوم بالكلوب، مع نفس الإنذار السابق ذكره
• وتتكرر هذه الخطوات حتى تصل إلى آخر مرحلة، يقوم المسئول عن آخر مرحلة بعد نهاية استكمال المطلوب إما بحفظها أو تصديرها إلى جهة خارجية (وفي هذه الحالة تعتبر معاملة صادرة).
ثانيا : المعاملات الوارد لصادرة
• يتم فيها تنفيذ جميع الإجراءات الموضحة في بند المعاملات الواردة غير أنه يتم ربط المعاملة الواردة مع المعاملة الصادرة لنفس الموضوع.
ثالثا: المعاملات الصادر
• يقوم موظفي الاستقبال بالاتصالات الإدارية باستلام المعاملة المراد إصدارها وإدخالها على الحاسب ليحصل على رقم المعاملة أوتوماتيكيا من الحاسب، ويقوم بالمسح الضوئي للمعاملة ومرفقاتها وتخزينها وحفظها على الحاسب إن لم تكن مرفقاتها تم مسحها سابقا، مع كتابة أسم كل مرفق عند الحفظ
رابعا : المعاملات الصادرة لوارد
• يتم فيها تنفيذ جميع الإجراءات الموضحة في بند المعاملات الصادرة غير أنه يتم ربط المعاملة الصادرة مع المعاملة الواردة لنفس الموضوع.
خامسا التوجيه
• لكل موظف في البرنامج صندوق معاملات خاصة به يتم عرض جميع المعاملات المحالة إليه للعمل عليها ويستطيع الموظف تحويل المعاملة على حسب الصلاحيات المتاحة لدية ولا يمكن تخطى الصلاحية فا المدير العام يستطيع تحويل المعاملة إلى جميع مديري الإدارات ومدير الإدارة يستطيع تحويل المعاملة إلى اى مدير إدارة أخرى أو إلي المدير العام أو جميع الموظفين بداخل الإدارة عنده فقط وبالنسبة للموظف لا يستطيع تحويل المعاملة إلا لموظف في نفس الإدارة التي يعمل بها أو تحويلها إلى مدير الإدارة فقط ثم يقوم مدير الإدارة بعمل تحويل إلى موظف أخر أو إلى مدير أدارة أخرى أو إلى المدير العام
سادسا الأرشيف والمسح الإلكتروني للمعاملات
• القسم الخاص والمسئول عن إدارة الملفات والمستندات التي تم أرشفتها ووصفها سواء بجانب المعاملات أو تم أرشفتها في سجلات الحفظ بصورة مستقلة مع بيان سجل الحفظ ونوع المرفقات وتحديد مستوي السرية ، مع دعم سحب المستندات بالصورة الضوئية
( Scanner ) ودعم السحب المتعدد (Feeder ) كما يمكن سحب الوثائق بأنواع عديدة على سبيل المثال ملف أكروبات ، بجانب إمكانية تسجيل أي نوع من المستندات
( ملفات ورد – ملفات إكسل - ملفات ملتيميديا – الخ )
مميزات النظام التشغيلية :
• دعم كامل للغة العربية
• ضمان عدم خسارة الملفات والمستندات فى حالة الضياع أو التلف ، كما يوجد خاصية التصدير وعمل النسخ الاحتياطي
• إمكانية إنشاء هيكل تنظيمي للجهات مثال (الجهة و فروعها و إداراتها و أقسامها(
• إمكانية إنشاء هيكل شجري لسجلات الأرشيف ، وإدارة الأرشيف بنظام كلمة المرور للمجلدات إن تم الاحتياج له
• إمكانية تعامل النظام مع المعاملات ذات الطابع السري
• إمكانية إحالة المعاملات إلى إدارات داخلية
• إمكانية إحالة المعاملات إلى موظف داخل الإدارة
• إمكانية ربط المعاملات ذات الصلة مع سهولة استعراض المعاملات ذات الصلة دون التقيد بسنة معينة .
• يوفر النظام خدمة تنبيه الموظفين آلياً بعدد الرسائل الواردة.
• إمكانية تتبع مسار المعاملة ومعرفة الإجراءات التي تمت عليها وتاريخ كل إجراء ومن قام بهذا الإجراء وعرض جميع مرفقات المعاملات المرتبطة
• إمكانية استعراض الملفات السابقة للمعاملة ومعرفة تسلسل المعاملة ومرفقات كل عملية
• إمكانية البحث عن المعاملات وحركاتها بمفاتيح بحث عدة.
• إمكانية التعامل مع التاريخ الهجري وفقاَ لتقويم أم القرى.
• إمكانية التعامل مع التاريخ الميلادي.
• أمكانية التعامل مع المعاملات في سنوات أخرى غير السنة المستخدمة وعمل ربط لها
• التكامل مع نظام الأرشفة الإلكتروني لاستعراض صور المرفقات مع إمكانية عمل تكامل مع أي نظام أرشفة آخر.
• إمكانية اختيار المستخدم ألوان وأشكال واجهة النظام من مجموعة من الألوان الخاصة بذلك ( كل مستخدم يستطيع التغير دون التأثير على المستخدمين الآخرين )
• أمكانية التعديل على التقارير المدرجة بداخل البرنامج دون الحاجة إلى الرجوع إلى الشركة عن طريق توفير مصمم تقارير متطور يستطيع المستخدم العادي التعامل معه وحفظ التقارير للرجوع إليها وقت الحاجة
• أمكانية تصميم تقرير جديد عن طريق مصمم التقارير
• مستعرض الملفات والمستندات يستطيع عرض غالب الصيغ المتعارف عليها من الوثائق والمستندات دون الحالة إلى وجود اى برامج إضافة على الجهاز على سبيل المثال تستطيع عرض وثائق الأكروبات دون الحالة لوجود البرنامج على الجهاز
• إمكانية استقطاع صفحة أو مجموعة صفحات من مستند أكروبات وتصديها من الملف بصيغ مختلفة
• إمكانية تحويل ملفات الأكروبات إلى صيغ أخرى
• إمكانية دمج وثائق الأكروبات أو أعادة ترتيب الصفحات
• أمكانية تشفير المستندات والوثائق بكلمة مرور بحيث لا يستطيع أي شخص فتحها الإ عن طريق برنامج الإتصلات الإدارية في حالة معرفة كلمة المرور
• أمكانية تصدير المعاملات الى العديد من الصيغ المختلفة خارج البرنامج على سبيل المثال ( الورد – الأكسل – الأكسس – ملفات نصية – صفحة انترنت - ملف أكروبات)
• نظام صلاحيات للمستخدمين يحدد لكل موظف الشاشات التي يستطيع فتحها مع تحديد العمليات الخاصة بكل شاشة من حفظ آو حذف آو تعديل آو طباعة آو تصدير للبيانات مع إمكانية إيقاف المستخدم عن العمل على البرنامج دون الحذف
لمن هذا النظام
• يخدم النظام جميع القطاعات العامة والخاصة من إدارة حكومية ، الشركات ، المستوصفات ، المكاتب الهندسية ، المستشفيات ، المدارس ، مكاتب المحاماة ، الأطباء ، مركز وقطاعات الخدمات العامة وتقديم الحلول والشكاوي ، مراكز الخدمات الجماهيرية ، شركات التصدير والاستيراد ، شركات التخليص الجمركي ، الهيئات العلمية ومراكز الأبحاث ، المصانع الإنتاجية ،،، الخ .....
أهداف وفوائد النظام
• يعمل النظام على تقديم الحلول لمؤسسات القطاع العام والخاص من أجل المساعدة في إدارة المكاتبات من صادر ووارد وحفظها وتبويبها بخيارات تعمل على إدارتها والوصول إليها بصورة أكثر نظامية وسهولة لتصل للسرعة والفعالية فى التعامل
• تم تطوير هذا النظام للعمل على شبكة بحيث يتم المشاركة للملفات والمعاملات بين المستخدمين مما يسهل الوصول إليها
• توفير الكثير من الوقت للوصول للملفات والمستندات والمكاتبات من خلال محركات البحث المبتكرة وسهولة تبادلها بين المستخدمين مما يعمل على تدفق سير العمل
• تم العمل على تطوير النظام بصورة غرضيه التوجيه والشاشات الصديقة بحيث تمنح المستخدم سهولة التعامل بسهولة
• العمل بنظام الصلاحيات بحيث لا يصل مستخدم للملفات ولا المستندات إلا بعد منح الصلاحيات لذلك ، وإدارة الأرشيف بنظام كلمة المرور للمجلدات إن تم الاحتياج له .
• تقليل تكاليف الطباعة والتخزين في حالة وجود الكثير من المستندات الورقية في الأرشيف وأرشفة الفاكسات والتكامل مع البريد الالكتروني وربط المعاملات بعضها مع بعض
• العمل علي تطوير منظومة العمل ومواكبة التطويرات بالعمل بالنظام الالكتروني بحيث مسايرة الأنظمة الحديثة داخل المؤسسات المتقدمة .
• إدخال البيانات بصورة دقيقة ومنظمة والعمل على المتابعة بصورة دقيقة
متطلبات النظام
لتشغيل نظام الاتصالات الإدارية يجب أن يتوفر لدى المستخدم البرامج التالية :
• نظام التشغيل ويندوز XP فيما فوق .
• أن يكون الجهاز مزود باللغة العربية.
• معالج الجهاز من الجيل الرابع فيما فوق
• ذاكرة بيانات فوق 1 جيجا هرتز
• إنزال التطبيقات الخاصة من نظام الاتصالات الإدارية على الجهاز المستخدم.
أسئلة شائعة حول النظام
• ما هي اللغة التي تدعمها واجهات النظام ؟
اللغة العربية فقط حتى الآن لحين التطوير لإيجاد واجهة انجليزية أو لغات أخرى حسب رغبة العميل
• ما نوع التاريخ الذي يتم تسجيل المعاملات به ؟
يدعم البرنامج التاريخ الهجري ( تقويم أم القرى) والتاريخ الميلادي
• ما هي نظم التشغيل التي يدعمها النظام ؟
يدعم النظام نظم التشغيل من جهة العميل
( Win9X / 2000 / NT / XP / Win7 / Server 2000 – 2008 )
وفي الأعمال الصغيرة نسخة (Windows XP Professional ) تكون كافية للعمل
• ما هي نوع قاعدة البيانات التي يعتمد عليها النظام ؟
قواعد بيانات Microsoft SQL Server المركزية
• ما نوع الأمان الذي يوفره النظام ؟
يوفر النظام إمكانيات عالية من الأمان لوجود صلاحيات للمجموعات تحديد نطاق التعامل للمجموعة .
• هل يعمل النظام على شبكة داخلية أو خارجية ؟
نعم يستطيع النظام العمل على شبكة داخلية او خارجية ووضع قواعد البيانات على سيرفرات داخلية او خارجية .
• هل يستطيع النظام عرض ملفات برنامج المكتب أوفيس التي تم أرشفتها ؟
نعم يستطيع عرض هذه الملفات وغيرها من الملفات .
• ما هي نوع أجهزة الماسح الضوئي ( Scanner ) التي يتعامل معها النظام ؟
يدعم النظام أغلب أنواع وبروتوكولات التعامل مع الأجهزة المتعارف عليها وأشهرها Twin مع إمكانية التعامل مع نظام الماسح الضوئي الذي يقوم بمسح عدة ملفات مرة واحدة المعروف بنظام Feeder
• هل يوجد محدودية لفهرسة الوثائق الخاصة بالأرشيف ؟
لا يوجد محدودية بل هو نظام دليل شجري مفتوح .
• هل النظام قابل لتطويرات خاصة بمؤسسة محددة ؟
الشركة القائمة على نظام شركات تطوير فيكون هناك إمكانية التطوير لأي فكرة مطلوبة لكن بتكلفة تحدد بناء على التحليل للغرض المطلوب .
• هل النظام خاضع لمعالجة الأخطاء البرمجية ومتابعة ما بعد البيع ؟
نعم خاضع لمدة عام مجاني ، الشركة ملزمة بضبط أي خطأ برمجي يظهر أثناء التطبيق علي النظام .
لطلب نسخة من البرنامج
waleedhm_80@hotmail.com
00201113020009
00201118105030
برنامج الاتصالات الإدارية والأرشيف الإلكتروني
النمط المتتابع
